DJUSD Budget and Staffing Updates

Posted on 03/12/2024

Dear DJUSD Staff, Families and Community Partners:

First, I want to express my thanks to all of you in the Davis community for considering the DJUSD Measure N Parcel Tax when you cast your ballot last week, whether it was for or against the measure. Voting is a central component of our American democracy, and I am thankful for your participation. In the coming days to weeks, we should have final election returns.

As you may know, I have been communicating with staff and our Board of Education for the past several months about how our school district must plan to weather the projected downturns in K-12 Education funding in the coming years. In December, we learned about California’s significant budget shortfall and Governor Newsom’s budget plans, as well as the likely impacts for DJUSD funding in the out years. Due to a conflation of factors that also includes lower student attendance post-pandemic and declining enrollment, DJUSD must cut nearly $6.5 million over the next two years to address expected declines in state funding, improve employee compensation, and shift or reduce programs funded by one-time money, while maintaining fiscal solvency.

If you are unfamiliar with the detailed reasons we are making budget reductions this year, you can review my February 15 Budget presentation to the Board of Education that gives an overview of several conditions that affect the DJUSD and other school districts across California. An archive of the video stream from that meeting is available at djusd.davismedia.org/.

Making budget reductions is perhaps the hardest thing our governance team has to do because each staff member and service in our District is important and provides benefits to students and families. The Board and I are committed to keeping a balance among our Triangle of Budgeting Principles:

1) Maintain fiscal solvency by keeping our expenditures within our means, 2) Maintain our educational programs and 3) Continue to improve employee compensation.

This has been a primary topic of conversation amongst staff and the Board of Education for several months. In addition to weekly public Board meetings in January and February, I have also provided DJUSD employees with monthly briefings and more frequent updates through an Employee Frequently Asked Questions document, as questions are submitted. We have made a concerted effort to keep our labor groups apprised of conditions, and I have held numerous meetings with advisory groups to talk about the state of our budget.

After significant work over the last several months, we identified close to $4 million that can be reduced from the budget by tightening our belts, making non-personnel reductions and cuts, and shifting some spending to restricted funds. This is always our first priority for reductions, as it does not impact current employee positions. We also expect to achieve additional budget savings through natural staff attrition from resignations and retirements. At a Special Meeting on February 27, the Board took action to make budget reductions of on-going Administrator, Classified, Certificated and positions (about 17 FTE, which includes positions at the District office) as well as the reduction of expenditures funded through one-time sources like COVID-relief and recovery funds from the State and Federal Government. The date for these decisions was set in accordance with statutory timelines for notifying employees of possible reductions prior to March 15. Information and copies of the resolutions approved by the school board on February 27 are available on the Board of Education Agenda.

Making reductions to personnel is a last resort; and in challenging economic times, this is difficult to avoid, because salaries, wages and employee benefits make up a combined 85% of our budget. We expect that nearly all of the employees impacted by these decisions will still be able to be employed in another capacity for which they are qualified at DJUSD, due to expected retirements and resignations.

I want to assure you that these budget cuts will impact, but not derail our important work. We have already begun the process of mitigating these reductions in a very practical sense, which will likely include doing less in the coming year, moving slower, and targeting our resources (since there will be fewer staff members) in a more focused and intentional way. In addition, we will soon know more about the State Budget, our own enrollment and attendance projections for 2024-2025, and funding decisions from grantors, PTA’s and Site Councils, which may impact affected employees.

These remain difficult challenges that our District has not faced in more than a decade. We will keep you updated as we continue to plan for the 2024-2025 school year.

Thank you for your continued support of our schools.

In partnership,

Matt Best, Superintendent

Actualizaciones de presupuesto y personal del DJUSD

Estimados miembros del personal, familias y socios comunitarios del DJUSD:

En primer lugar, quiero expresar mi agradecimiento a todos ustedes en la comunidad de Davis por considerar el impuesto a las parcelas de la medida N del DJUSD cuando emitieron su voto la semana pasada, ya sea a favor o en contra de la medida. Votar es un componente central de nuestra democracia estadounidense y estoy agradecido por su participación. En los próximos días o semanas, deberíamos tener los resultados finales de las elecciones.

Como sabrán, me he estado comunicando con el personal y nuestra junta de educación durante los últimos meses sobre cómo nuestro distrito escolar debe planificar para superar las caídas proyectadas en los fondos de la educación K-12 en los próximos años. En diciembre, nos enteramos del importante déficit presupuestario de California y de los planes presupuestarios del gobernador Newsom, así como de los probables impactos en la financiación del DJUSD en los próximos años. Debido a una combinación de factores que incluyen una menor asistencia de estudiantes después de la pandemia y la disminución en la inscripción, el DJUSD debe recortar casi $6.5 millones en los próximos dos años para afrontar las disminuciones esperadas en los fondos estatales, mejorar la compensación a los empleados y cambiar o reducir los programas financiados con dinero de una sola vez, mientras se mantiene la solvencia fiscal. Si no está familiarizado con las razones detalladas por las que estamos haciendo reducciones presupuestarias este año, puede revisar mi presentación del Presupuesto del 15 de febrero a la Junta de Educación que brinda una descripción general de varias condiciones que afectan al DJUSD y otros distritos escolares en todo California. Un archivo de la transmisión de video de esa reunión está disponible en djusd.davismedia.org/.

Hacer reducciones presupuestarias es quizás lo más difícil que nuestro equipo de gobierno tiene que hacer porque cada miembro del personal y servicio en nuestro distrito es importante y brinda beneficios a los estudiantes y las familias. La junta directiva y yo estamos comprometidos a mantener un equilibrio entre nuestros principios del triángulo de presupuesto:

1) Mantener la solvencia fiscal manteniendo nuestros gastos dentro de nuestras posibilidades, 2) Mantener nuestros programas educativos y 3) Continuar mejorando la compensación de los empleados.

Este ha sido un tema principal de conversación entre el personal y la junta de educación durante varios meses. Además de las reuniones públicas semanales de la junta en enero y febrero, también he proporcionado a los empleados del DJUSD sesiones informativas mensuales y actualizaciones más frecuentes a través de un documento de preguntas frecuentes de los empleados, a medida que se reciben las preguntas. Hemos hecho un esfuerzo concertado para mantener informados a nuestros grupos laborales de las condiciones y he sostenido numerosas reuniones con grupos asesores para hablar sobre el estado de nuestro presupuesto.

Después de un trabajo significativo durante los últimos meses, identificamos cerca de $4 millones que pueden reducirse del presupuesto apretándonos el cinturón, haciendo reducciones y recortes no relacionados con el personal, y cambiando algunos gastos a fondos restringidos. Esta es siempre nuestra primera prioridad para las reducciones, ya que no afecta a los puestos actuales de los empleados. También esperamos lograr economías presupuestarias adicionales mediante la reducción natural del personal por renuncias y jubilaciones. En una reunión especial celebrada el 27 de febrero, la junta directiva tomó medidas para realizar reducciones presupuestarias de los puestos de administrador, clasificados, certificados y puestos en curso (alrededor de 17 FTE, que incluye puestos en la oficina del distrito), así como la reducción de los gastos financiados a través de fuentes de una sola vez, como los fondos de ayuda y recuperación de COVID del gobierno estatal y federal. La fecha para estas decisiones se fijó de acuerdo con los plazos legales para notificar a los empleados de posibles reducciones antes del 15 de marzo. La información y las copias de las resoluciones aprobadas por el consejo escolar el 27 de febrero están disponibles en la agenda del consejo de educación.

Hacer reducciones de personal es el último recurso; y en tiempos económicos desafiantes, esto es difícil de evitar, porque los sueldos, salarios y beneficios de los empleados combinados constituyen un 85% de nuestro presupuesto. Esperamos que casi todos los empleados afectados por estas decisiones aún puedan ser empleados en otra posición para la que están calificados en DJUSD, debido a las renuncias y jubilaciones esperadas.

Quiero asegurarles que estos recortes presupuestarios afectarán, pero no descarrilarán, nuestro importante trabajo. Ya hemos comenzado el proceso de mitigar estas reducciones en un sentido muy práctico, que probablemente incluirá hacer menos en el próximo año, avanzar más despacio y enfocar nuestros recursos (ya que habrá menos miembros del personal) de una manera más enfocada e intencional. Además, sabremos más sobre el presupuesto estatal, nuestras propias estimaciones de inscripción y asistencia para 2024-2025, y las decisiones de financiamiento de los donantes, las PTA y los consejos escolares, que pueden impactar a los empleados afectados.

Estos siguen siendo desafíos difíciles que nuestro distrito no ha enfrentado en más de una década. Los mantendremos informados a medida que continuamos planificando para el año escolar 2024-2025.

Gracias por su continuo apoyo a nuestras escuelas.

En acuerdo,

Matt Best, Superintendente